Renkontiĝoj: The Death of American Productivity
Renkontiĝoj ĉe kompanioj estas multekostaj, interrompas produktivecon kaj ofte estas absoluta tempoperdo. Jen tri specoj de renkontiĝoj, kiuj damaĝas la produktivecon de komerco kaj povas neripareble vundi la kulturon:
- Renkontiĝoj por eviti respondecon. Ŝajnas, ke vi dungis iun respondecan por plenumi la laboron. Se vi okazigas kunvenon por decidi por ili... aŭ pli malbone... por forpreni la decidon de ili, vi faras eraron. Se vi ne fidas la personon por fari la laboron, maldungu ilin.
- Kunvenoj por disvastigi konsenton. Ĉi tio estas iomete malsama... tipe tenita de la decidanto. Li aŭ ŝi ne fidas pri ilia decido kaj timas la sekvojn. Tenante kunvenon kaj akirante konsenton de la teamo, ili deziras disvastigi la kulpigon kaj redukti sian respondecon.
- Kunvenoj por havi kunvenojn. Estas nenio pli malbona ol interrompi ies tagon por la ĉiutaga, semajna aŭ monata kunveno kie ne ekzistas tagordo kaj nenio okazas. Ĉi tiuj renkontiĝoj estas nekredeble multekostaj al kompanio, ofte kostante milojn da dolaroj ĉiu.
Ĉiu renkontiĝo devus havi celon kiu ne povas esti plenumita sendepende... eble cerbumado, komuniki gravan mesaĝon, aŭ malkonstrui projekton kaj asigni taskojn. Ĉiu kompanio devus fari regulon - kunveno sen celo kaj tagordo estu rifuzita de la invitito.
Kial Renkontiĝoj Sukas
Kial kunvenoj fias? Kiajn paŝojn vi povas fari por produkti kunvenojn? Mi provis respondi ĉiujn tiujn demandojn en ĉi tiu humura (tamen honesta) prezento pri renkontiĝoj, kiujn mi faris antaŭ proksimume jardeko.
Ĉi tio estas plibonigita vido de la prezento, kiun mi faris persone. Ĉi tiu prezento en Renkontiĝoj venas de kelka tempo, mi skribis pri kunvenoj kaj produktiveco en la pasinteco. Mi ĉeestis multajn kunvenojn, kaj plimulto el ili estis terura tempoperdo.
Kiam mi ekis mian propran entreprenon, mi trovis, ke mi lasis multan tempon esti suĉita el mia horaro per kunvenoj. Mi estas multe pli disciplinita nun. Se mi havas laboron aŭ projektojn, mi komencas nuligi kaj postdatigi kunvenojn. Se vi konsultas por aliaj kompanioj, via tempo estas ĉio, kion vi havas. Kunvenoj povas manĝi tiun tempon pli rapide ol preskaŭ ajna alia agado.
En ekonomio, kie produktiveco devas pliiĝi kaj rimedoj malpliiĝas, vi eble volas rigardi pli proksime kunvenojn por trovi ŝancojn plibonigi ambaŭ.
Iuj homoj gratas sian kapon kiam mi malfruas al kunveno aŭ kial mi rifuzas iliajn kunvenojn. Ili pensas, ke estas malĝentile, ke mi povus aperi malfrue ... aŭ tute ne aperi. Kion ili neniam rekonas estas, ke mi neniam malfruas por inda renkontiĝo. Mi pensas, ke estas malĝentile, ke ili aranĝis la kunvenon aŭ unue invitis min.
10 Reguloj Por Kunvenoj
- Indaj kunvenoj havu an tagordo tio inkluzivas kiu ĉeestas, kial ĉiu el ili estas tie, kaj kia estas la celo de la renkontiĝo.
- Indaj kunvenoj estas nomitaj kiam necesas. Renkontiĝoj kiuj estas en ripeta horaro devas esti nuligitaj se ne estas celo kiu estos atingita en la renkontiĝo tiutage.
- Indaj kunvenoj kolektas la ĝustajn mensojn por labori kiel a teamo solvi problemon, evoluigi planon aŭ efektivigi solvon. Ju pli da homoj estas invititaj, des pli malfacile estas akiri konsenton.
- Indaj renkontiĝoj ne estas la loko por atako aŭ provu embarasi aliajn membrojn.
- Indaj kunvenoj estas loko de respekto, inkludo, teamlaboro kaj subteno.
- Indaj renkontiĝoj komenciĝas per aro de celoj kompletigi kaj fini kun agadplano pri kiu, kio kaj kiam faros la laboron.
- Indaj kunvenoj havas membrojn kiuj konservas la temo survoje por ke la kolektiva tempo de ĉiuj membroj ne malŝpariĝu.
- Indaj kunvenoj devus havi elektitan loko tio estas antaŭtempe konata de ĉiuj membroj.
- Indaj kunvenoj ne estas la loko por eviti personan respondecon pri via laboro kaj provi kovru vian pugon (tio estas retpoŝto).
- Indaj renkontiĝoj ne estas la loko por montri kaj provi akiri publikon (tio estas konferenco).
Kiel Havi Produktivan Renkontiĝon
Antaŭ multaj jaroj, mi ekzamenis gvidan klason, kie ili instruis nin kiel havi kunvenojn. Tio povas soni amuza, sed la elspezo de renkontiĝoj kun grandaj organizoj estas grava. Optimumigante ĉiun kunvenon, vi ŝparis monon, regajnis la tempon de individuoj kaj konstruis viajn teamojn anstataŭ vundi ilin.
Teamrenkontiĝoj havis:
- ĉefo – la persono kiu okazigas la kunvenon kun specifa celo aŭ celoj en menso.
- skribisto – persono, kiu dokumentas la notojn de la kunveno kaj la agadplanon por disdono.
- Kronometristo – homo, kies respondeco estas ĝustatempe konservi la kunvenon kaj individuajn segmentojn de la kunveno.
- Pordogardisto – persono, kies respondeco estas konservi la kunvenon kaj individuajn segmentojn de la kunveno pri la temo.
La lastaj 10 minutoj de ĉiu kunveno estis uzataj por disvolvi Ago Plano. La Agadplano havis tri kolumnojn - Kiu, Kio kaj Kiam. Difinita en ĉiu ago estis kiu farus la laboron, kio la mezureblaj liveroj estis, kaj kiam ili havus ĝin. Estis la tasko de la gvidantoj respondecigi homojn pri la interkonsentitaj liveraĵoj. Starigante ĉi tiujn regulojn por renkontiĝoj, ni ŝanĝis kunvenojn de esti interrompaj kaj komencis igi ilin produktivaj.
Mi defius vin pensi pri ĉiu renkontiĝo, kiun vi havas, ĉu ĝi estas enspezprodukta, ĉu ĝi estas produktiva, kaj kiel vi administras ilin. mi uzas rendevua planado kaj ofte scivolas kiom da kunvenoj mi efektive havus, se homoj, kiuj invitis min, devus pagi kotizon per kreditkarto por plani ĝin! Ĉu vi ankoraŭ havus ĝin, se vi devus pagi vian venontan renkontiĝon el via salajro?